Wer in Deutschland mit einer elektronischen Kasse Bargeld oder Kartenzahlungen erfasst, unterliegt der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und den Vorgaben der Abgabenordnung (§ 146a AO). Für Handyshops gilt das genauso wie für den Bäcker – mit einer Besonderheit: Ein Großteil des Umsatzes läuft über Verträge, deren Provision der Distributor zahlt, und nur die Zuzahlung zum Gerät geht über die Kasse. Genau diese Zuzahlungen und der Zubehörverkauf müssen sauber erfasst sein.
1. Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Jede elektronische Kasse muss mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein. Die TSE signiert jeden Vorgang – Verkauf, Storno, Einlage, Entnahme – mit Transaktionsnummer, Zeitstempel und Prüfwert. Ohne TSE ist die Kasse nicht ordnungsgemäß; im Zweifel schätzt das Finanzamt.
Es gibt zwei Bauformen: die Hardware-TSE (USB-Stick oder SD-Karte an der Kasse) und die Cloud-TSE, bei der ein zertifizierter Dienst die Signatur über das Internet erstellt. Für Läden mit stabiler Internetverbindung ist die Cloud-TSE einfacher: kein Gerät, das kaputtgehen oder ablaufen kann, keine Zertifikatserneuerung nach fünf Jahren, kein Austausch beim Kassenwechsel. Fällt die Verbindung aus, darf die Kasse weiterlaufen, muss die Belege aber als „TSE ausgefallen" kennzeichnen und den Ausfall dokumentieren.
2. Belegausgabepflicht
Seit 2020 muss zu jedem Vorgang ein Beleg erstellt und dem Kunden angeboten werden – gedruckt oder elektronisch. Der Beleg trägt neben den üblichen Angaben (Name und Anschrift des Unternehmens, Datum, Menge, Art, Betrag, Steuersatz) die Seriennummer der Kasse, die Transaktionsnummer, Beginn und Ende des Vorgangs, den Signaturzähler und den Prüfwert der TSE. Viele Kassen drucken zusätzlich einen QR-Code, mit dem der Prüfer den Beleg direkt verifizieren kann.
Ob der Kunde den Bon mitnimmt, ist seine Sache. Die Pflicht ist erfüllt, wenn er ihn bekommen konnte. Für Handyshops relevant: Auch die Zuzahlung zum Neuvertrag ist ein Kassenvorgang mit Belegpflicht.
3. Meldung der Kasse ans Finanzamt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Kassen dem Finanzamt gemeldet werden – elektronisch über ELSTER („Mein ELSTER", Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme"). Gemeldet werden Art und Seriennummer der Kasse, die TSE mit Seriennummer und Zertifikat, Anschaffungsdatum und die Betriebsstätte. Neue Kassen sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung zu melden, ebenso die Außerbetriebnahme. Für Kassen, die vor Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist am 31. Juli 2025 ab.
Die Meldung macht der Unternehmer selbst oder sein Steuerberater. Ein Kassenhersteller kann sie vorbereiten – die nötigen Angaben stehen bei Akviz auf jedem Beleg und in den Einstellungen.
4. DSFinV-K: der Export für die Prüfung
Die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) legt fest, in welchem Format die Kassendaten an den Prüfer übergeben werden: ein ZIP mit CSV-Dateien für Belege, Positionen, Zahlarten, Steuersätze, TSE-Transaktionen und Stammdaten plus einer index.xml. Jede Kasse muss diesen Export jederzeit für beliebige Zeiträume liefern können – zusammen mit dem TSE-Export (TAR-Datei).
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Die Daten müssen unveränderbar gespeichert sein; nachträgliche Änderungen an Belegen sind nicht zulässig – Korrekturen erfolgen durch Storno und Neubuchung.
5. Kassen-Nachschau
Das Finanzamt darf ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten in den Laden kommen und die Kasse prüfen (§ 146b AO): Belege der letzten Tage, Kassenbuch, Kassensturz, Verfahrensdokumentation und den DSFinV-K-Export. Wer dann eine Stunde nach dem Export suchen muss, macht einen schlechten Eindruck. Wer ihn in zwei Klicks hat, ist nach zwanzig Minuten wieder allein.
Zur Verfahrensdokumentation gehört: Welche Kasse, welche TSE, wer bedient sie, wie läuft der Tagesabschluss, wie werden Storno und Retoure gehandhabt, wie wird gesichert. Ein Kassenhersteller sollte dafür eine Vorlage liefern.
Was Handyshops zusätzlich beachten sollten
- Zuzahlungen als eigene Position mit Bezug zum Vertrag – nicht als „Sonstiges".
- Seriennummern (IMEI) auf dem Beleg, wenn Geräte verkauft werden. Das ist nicht nur für die Gewährleistung wichtig, sondern macht den Beleg bei der Prüfung nachvollziehbar.
- Provisionen laufen nicht über die Kasse, gehören aber in die Buchhaltung. Wer Provisionsgutschriften und Kassenumsatz im selben System hat, erspart dem Steuerberater das Zusammensuchen.
- Gutscheine sind steuerlich Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine – die Kasse muss beides unterscheiden können.
Checkliste
- Zertifizierte TSE an jeder Kasse, Ausfälle werden gekennzeichnet
- Beleg zu jedem Vorgang mit allen Pflichtangaben und TSE-Daten
- Kasse und TSE über ELSTER gemeldet – innerhalb eines Monats
- DSFinV-K- und TSE-Export auf Knopfdruck, zehn Jahre aufbewahrt
- Kassenbuch mit Tagesabschluss (Z-Bon), Kassensturz möglich
- Verfahrensdokumentation im Laden griffbereit
- Tägliche Datensicherung, Restore getestet