Wie eine Provisionsabrechnung aufgebaut ist
Der Distributor rechnet die Provisionen des Netzbetreibers an den Händler durch: je Vertrag eine Position mit Rufnummer oder Auftragsnummer, Tarif, Art des Geschäfts (Neuvertrag, Verlängerung, Zusatzkarte, Option), Datum und Betrag – netto. Dazu kommen Zusatzprovisionen für Aktionen, Boni ab bestimmten Stückzahlen und, getrennt davon, die Rückbelastungen: Provisionen, die der Netzbetreiber zurückholt, weil der Kunde widerrufen hat, nicht zahlt oder innerhalb der Frist gekündigt hat.
Auf einem anderen Beleg stehen die Hardware-Rechnungen: Geräte, die der Händler beim Distributor gekauft hat, brutto mit Umsatzsteuer, oft mit IMEI. Und auf einem dritten das Zahlungsavis, das sagt, welche Gutschriften wann überwiesen wurden.
Drei Belege, drei Formate, ein Vertrag. Der Gewinn eines Vertrags steht auf keinem davon.
Fehler 1: Die Gutschrift fehlt – und keiner merkt es
Ein Vertrag wird im März gemacht, die Provision müsste im April oder Mai kommen. Kommt sie nicht, fällt es nur auf, wenn jemand die Verträge des März gegen die Abrechnungen von April bis Juni hält. In der Praxis macht das niemand von Hand. Ursachen sind meist ein falsch erfasster Händlercode, eine Aktivierung, die im System des Netzbetreibers hängt, oder ein Vertrag, der als Neuvertrag statt als Verlängerung lief.
Prüfung: Liste aller Verträge mit Datum, daneben die Spalte „Provision erhalten am". Alles, was nach 90 Tagen leer ist, wird beim Distributor reklamiert.
Fehler 2: Der Betrag stimmt nicht mit den Konditionen überein
Konditionen ändern sich, oft zum Quartal, manchmal für einzelne Tarife rückwirkend. Steht in der Konditionsliste für den Tarif 180 € Neuvertrag und auf der Abrechnung 150 €, ist das 30 € Differenz – bei zehn Verträgen 300 €. Ohne Abgleich fällt das nie auf.
Prüfung: Soll-Provision je Vertrag aus der Konditionsliste, Ist-Provision aus der Abrechnung, Differenz anzeigen. Abweichungen sammeln und gebündelt reklamieren.
Fehler 3: Rückbelastungen werden hingenommen
Eine Rückbelastung ist nicht immer berechtigt. Wenn der Kunde nach acht Monaten kündigt, ist die Rückforderung meist zulässig; wenn der Netzbetreiber einen Vertrag wegen eines eigenen Systemfehlers storniert hat, nicht. Und manchmal wird derselbe Vertrag zweimal zurückbelastet.
Prüfung: Jede Rückbelastung dem ursprünglichen Vertrag zuordnen. Steht dort schon eine Rückbelastung, ist die zweite ein Fall für die Reklamation. Steht der Vertrag noch als aktiv im Portal, auch.
Nebeneffekt: Wer Rückbelastungen je Verkäufer und Tarif auswertet, sieht, wo im Verkauf etwas schiefläuft – ein Tarif, der reihenweise widerrufen wird, oder ein Verkäufer, dessen Kunden nicht zahlen.
Fehler 4: Zusatzprovisionen und Boni gehen unter
Aktionsprovisionen, Staffelboni ab 30 Verträgen im Monat, Zuschläge für bestimmte Optionen: Sie stehen als eigene Positionen auf der Abrechnung – oder eben nicht. Wer nicht weiß, welche Aktion im Monat lief und wie viele Verträge er gemacht hat, kann nicht prüfen, ob der Bonus da ist.
Prüfung: Aktionen und Staffeln in die Konditionen aufnehmen, Anzahl Verträge je Monat zählen, Bonus-Position suchen.
Fehler 5: Hardware ohne Zuordnung
Das teuerste Missverständnis: Ein Vertrag mit 180 € Provision sieht gut aus – bis man das Gerät dazurechnet, das der Händler für 620 € gekauft und für 0 € Zuzahlung abgegeben hat. Wer Hardware-Rechnungen nicht dem Vertrag zuordnet, kennt seinen Gewinn nicht, nur seinen Umsatz.
Prüfung: Je Vertrag: Provision (netto) plus kassierte Zuzahlung minus Hardware-Einkauf (netto) minus Rückbelastung. Das Ergebnis ist die Marge. Sie sollte je Verkäufer und je Tarif ausgewertet werden – dann weiß man, welches Angebot man nicht mehr macht.
Wie man das ohne Excel-Wochenende schafft
Von Hand ist die Prüfung bei mehr als zwanzig Verträgen im Monat nicht zu leisten. Ein System, das die Belege des Distributors einliest, die Positionen den Verträgen zuordnet und Soll gegen Ist stellt, macht aus der Prüfung eine Liste der Abweichungen – zehn Minuten im Monat statt eines Wochenendes.
Checkliste für die Monatsprüfung
- Alle Verträge des Vormonats haben eine Provision oder stehen auf der Reklamationsliste
- Provisionsbeträge gegen die aktuelle Konditionsliste geprüft
- Jede Rückbelastung einem Vertrag zugeordnet, doppelte und unberechtigte reklamiert
- Aktionen und Staffelboni des Monats vorhanden
- Hardware-Rechnungen zugeordnet, Marge je Vertrag bekannt
- Zahlungsavis gegen offene Gutschriften abgeglichen