Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO gibt es seit 2018. Sie ist keine Betriebsprüfung, sondern eine Stichprobe: Der Prüfer will sehen, ob die Kasse ordnungsgemäß geführt wird – jetzt, heute, nicht in drei Jahren. Handyshops stehen dabei überdurchschnittlich oft auf der Liste, weil viel Bargeld über Zuzahlungen und Zubehör läuft und weil die Branche in der Vergangenheit auffällig war. Das ist kein Vorwurf, sondern ein Grund, es besser zu machen als der Durchschnitt.
So läuft die Nachschau ab
Der Prüfer darf den Laden während der Öffnungszeit betreten wie jeder Kunde. Er darf beobachten, wie kassiert wird, und einen Testkauf machen – ob er einen Bon bekommt, ob die Zuzahlung als Vorgang erfasst wird. Erst dann weist er sich aus und erklärt, dass er eine Kassen-Nachschau durchführt. Ab diesem Moment gilt:
- Er darf einen Kassensturz verlangen: Der Bargeldbestand wird gezählt und mit dem Soll-Bestand der Kasse verglichen.
- Er darf Einsicht in die Kasse nehmen – Belege, Tagesabschlüsse, Stornos, Einlagen und Entnahmen der letzten Tage.
- Er darf den DSFinV-K-Export und den TSE-Export verlangen und auf einem Datenträger mitnehmen.
- Er darf die Verfahrensdokumentation sehen: Welche Kasse, welche TSE, wer bedient sie, wie läuft der Tagesabschluss, wie werden Storno und Retoure gehandhabt.
- Er darf nicht Räume betreten, die keine Geschäftsräume sind, und er braucht keinen Durchsuchungsbeschluss – weil er nichts durchsucht, sondern sich zeigen lässt.
Der Prüfer fertigt eine Niederschrift an. Gibt es Beanstandungen, kann er ohne weitere Ankündigung zur Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO). Das ist der Fall, den du vermeiden willst – und er entsteht fast immer aus demselben Grund: Etwas konnte nicht vorgelegt werden.
Was Handyshops typischerweise trifft
- Zuzahlungen ohne Bon. Der Kunde zahlt 50 Euro zum Vertrag, der Verkäufer legt sie in die Lade, „das ist ja kein Verkauf". Doch, ist es. Jede Zuzahlung ist ein Kassenvorgang mit Belegpflicht.
- Kassensturz stimmt nicht. Private Entnahmen, Wechselgeld vom Nachbarladen, Trinkgeld – alles, was nicht als Einlage oder Entnahme gebucht ist, ist eine Differenz.
- Der Export dauert. Wer den DSFinV-K-Export erst beim Anbieter anfordern muss, hat das Problem nicht heute, sondern in drei Wochen als Außenprüfung.
- Keine Verfahrensdokumentation. „Steht alles im Programm" reicht nicht. Der Prüfer will ein Dokument, das beschreibt, wie ihr arbeitet.
- Unbekannte Kasse. Das Tablet am Zubehörregal, an dem „manchmal" kassiert wird, ist nicht gemeldet und hat keine TSE. Siehe Kassenmeldung.
Was deine Mitarbeiter wissen müssen
Die Nachschau kommt, wenn du nicht da bist – das ist Statistik, kein Zufall. Deine Mitarbeiter müssen den Prüfer nicht beraten und keine Fragen zur Steuer beantworten. Sie müssen aber Zugang zu Kasse und Unterlagen ermöglichen. Drei Dinge sollte jeder im Laden können:
- Den Ausweis des Prüfers ansehen und den Chef anrufen.
- Wissen, wo die Verfahrensdokumentation liegt (Ordner im Büro oder Datei auf dem Kassen-PC).
- Den Export starten – oder wissen, dass es der Chef per Fernzugriff in zwei Minuten kann.
Höflich bleiben, nichts unterschreiben außer der Empfangsbestätigung für den Datenträger, keine Erklärungen zu Differenzen abgeben – die kommen schriftlich, nach Rücksprache mit dem Steuerberater.
Checkliste: In 20 Minuten vorbei
- Verfahrensdokumentation im Laden – aktuell, mit Datum, Kasse und TSE eingetragen
- Kassenmeldung ans Finanzamt gemacht, Übertragungsprotokoll dabei
- Tagesabschluss (Z-Bon) jeden Abend – kein offener Vortag
- Einlagen und Entnahmen sofort buchen, Kassensturz wöchentlich selbst machen
- DSFinV-K- und TSE-Export in zwei Klicks, USB-Stick in der Schublade
- Jede Zuzahlung, jedes Zubehör, jede Reparatur über die Kasse – ohne Ausnahme
- Mitarbeiter eingewiesen: Ausweis, Anruf, Ordner, Export
Häufige Fragen
Muss sich der Prüfer bei der Kassen-Nachschau ankündigen?
Nein. Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO ist ausdrücklich unangekündigt und findet während der Geschäftszeiten statt. Der Prüfer darf sich vorher sogar als Kunde im Laden aufhalten und beobachten, bevor er sich ausweist.
Was darf der Prüfer bei der Nachschau verlangen?
Einsicht in die Kasse und die Kassendaten, einen Kassensturz, den DSFinV-K-Export und den TSE-Export, die Verfahrensdokumentation sowie Belege und Kassenbuch. Er darf die Daten auf einem Datenträger mitnehmen. Er darf nicht Geschäftsräume durchsuchen, die keine Betriebsräume sind.
Kann aus der Nachschau eine Betriebsprüfung werden?
Ja. Gibt die Nachschau Anlass dazu, kann der Prüfer ohne gesonderte Prüfungsanordnung direkt zur Außenprüfung übergehen (§ 146b Abs. 3 AO). Darauf muss er schriftlich hinweisen. Wer bei der Nachschau alles sofort vorlegen kann, gibt diesen Anlass in der Regel nicht.
Was ist, wenn der Chef nicht im Laden ist?
Die Nachschau findet trotzdem statt. Mitarbeiter müssen den Prüfer nicht beraten, aber sie müssen Zugang zur Kasse und zu den Unterlagen ermöglichen. Deshalb sollte jeder im Laden wissen, wo die Verfahrensdokumentation liegt und wie der Export gestartet wird – oder wen er anruft.