Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO gab es schon lange auf dem Papier, aber erst seit 2025 gibt es das elektronische Verfahren dafür. Seitdem gilt sie wirklich: Wer eine elektronische Kasse betreibt, teilt dem Finanzamt mit, welche Kasse mit welcher TSE in welcher Filiale steht. Das ist keine Steuererklärung und kein Antrag – es ist eine Bestandsmeldung. Aber sie muss stimmen, denn genau damit vergleicht der Prüfer bei der Kassen-Nachschau, was er im Laden vorfindet.
Wer melden muss – und bis wann
Meldepflichtig ist jeder Unternehmer, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne der KassenSichV einsetzt – also praktisch jede elektronische Kasse, ob Kassen-PC, Tablet-Kasse oder Cloud-Kasse im Browser. Die Fristen:
- Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden: Meldung bis 31. Juli 2025. Wer das verpasst hat, meldet nach – lieber spät als bei der Nachschau ohne.
- Kassen ab dem 1. Juli 2025: innerhalb eines Monats nach Anschaffung.
- Außerbetriebnahme: innerhalb eines Monats – auch beim Kassenwechsel, Filialschließung oder wenn eine Kasse dauerhaft im Lager verschwindet.
- Änderungen: Neue TSE, Umzug der Kasse in eine andere Filiale – ebenfalls melden.
Gemeldet wird je Betriebsstätte. Ein Händler mit drei Läden gibt drei Mitteilungen ab, in jeder stehen alle Kassen dieser Filiale.
Welche Angaben ELSTER verlangt
Das Formular heißt „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO" und liegt in Mein ELSTER unter „Alle Formulare". Du brauchst dafür dein ELSTER-Zertifikat (das gleiche wie für die Umsatzsteuer-Voranmeldung) und diese Angaben:
- Unternehmen: Name, Steuernummer, Anschrift der Betriebsstätte.
- Je Kasse: Art des Systems (z. B. „PC-Kassensystem" oder „Cloud-basiertes Kassensystem"), Hersteller und Softwarebezeichnung, Seriennummer der Kasse, Anschaffungsdatum, Datum der Inbetriebnahme.
- Je TSE: Art (Cloud- oder Hardware-TSE), Seriennummer der TSE, BSI-Zertifizierungs-ID (die Nummer, unter der die TSE beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert ist), Datum der Inbetriebnahme.
- Anzahl: Wie viele Kassen an dieser Betriebsstätte insgesamt.
Die Seriennummer der Kasse ist bei Cloud-Kassen keine Nummer auf dem Gerät, sondern die Kennung, die die Software der Kasse zuweist – sie steht auf jedem Beleg. Die TSE-Seriennummer und die BSI-ID stehen ebenfalls auf dem Beleg oder in den Einstellungen der Kasse; bei einer Cloud-TSE liefert sie der Kassenanbieter.
Schritt für Schritt in Mein ELSTER
- Bei Mein ELSTER anmelden, „Formulare & Leistungen" → „Alle Formulare" → nach „146a" suchen.
- Steuernummer auswählen, Betriebsstätte eintragen.
- Für jede Kasse einen Eintrag anlegen: Systemart, Hersteller, Seriennummer, Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum.
- Für jede Kasse die TSE eintragen: Art, Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Inbetriebnahme.
- Prüfen, absenden, das Übertragungsprotokoll als PDF speichern – es gehört in deine Verfahrensdokumentation.
Alternativ übernimmt das der Steuerberater aus seiner Kanzleisoftware. Dann schickst du ihm das Datenblatt und bekommst das Protokoll zurück.
Typische Fehler
- Nur die Hauptkasse gemeldet. Auch die zweite Kasse im Laden und das Tablet, an dem gelegentlich kassiert wird, sind Aufzeichnungssysteme.
- Alte Kasse nie abgemeldet. Dann stehen beim Finanzamt zwei Kassen, im Laden eine – und der Prüfer fragt, wo die andere ist.
- TSE-Seriennummer mit Kassen-Seriennummer verwechselt. Das sind zwei verschiedene Kennungen, beide auf dem Beleg.
- Protokoll nicht aufbewahrt. Die Meldung ist gemacht, aber niemand kann sie nachweisen.
Häufige Fragen
Bis wann muss ich meine Kasse melden?
Neue Kassen innerhalb eines Monats nach Anschaffung, ebenso die Außerbetriebnahme. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden. Wer das versäumt hat, sollte jetzt nachmelden – das ist besser als gar nicht.
Wer macht die Kassenmeldung – ich oder der Steuerberater?
Beides ist möglich. Du meldest selbst über Mein ELSTER mit deinem Zertifikat, oder der Steuerberater übernimmt es über seine Software. Die Daten zur Kasse und TSE musst du in beiden Fällen liefern; ein guter Kassenanbieter stellt sie als Datenblatt bereit.
Was passiert, wenn ich die Kasse nicht melde?
Die Meldepflicht steht in § 146a Abs. 4 AO. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld belegt werden; vor allem aber fällt er bei der Kassen-Nachschau sofort auf und stellt die Ordnungsmäßigkeit deiner Kasse infrage.
Muss ich bei einem Kassenwechsel neu melden?
Ja. Die alte Kasse wird mit Datum der Außerbetriebnahme abgemeldet, die neue Kasse mit ihrer Seriennummer und TSE angemeldet – jeweils innerhalb eines Monats. Auch der Wechsel der TSE ist zu melden.