Bis 2022 galt in vielen kleinen Läden: Die Arbeitszeit steht im Vertrag, Überstunden schreibt man auf, wenn es welche gibt. Damit ist Schluss. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden – für alle Mitarbeiter, in jedem Betrieb. Ein Gesetz, das die Details regelt (etwa ob elektronisch erfasst werden muss), ist angekündigt; die Pflicht selbst gilt unabhängig davon bereits.
Was konkret erfasst werden muss
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit – nicht nur die Summe.
- Pausen – wann und wie lange, damit die Nettoarbeitszeit stimmt.
- Überstunden – alles über acht Stunden am Tag muss ohnehin nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufgezeichnet werden.
- Sonn- und Feiertagsarbeit – im Einzelhandel selten, aber bei verkaufsoffenen Sonntagen relevant.
Die Aufzeichnung darf der Mitarbeiter selbst vornehmen, der Arbeitgeber muss sie aber kontrollieren. Sie muss nachvollziehbar und gegen nachträgliche Manipulation gesichert sein – das ist der Punkt, an dem Zettel und Excel in der Prüfung schlecht aussehen.
Minijobber: Hier war es schon immer Pflicht
Für geringfügig Beschäftigte gilt seit 2015 das Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren (§ 17 MiLoG). Der Zoll prüft das – und rechnet nach, ob bei der Minijob-Verdienstgrenze und den aufgezeichneten Stunden der Mindestlohn eingehalten ist. Wer für Minijobber keine Aufzeichnungen vorlegen kann, hat bei der Zollprüfung ein konkretes Problem, kein theoretisches.
Pausen, Ruhezeit, Höchstarbeitszeit
Das Arbeitszeitgesetz ist kurz, und im Laden werden trotzdem täglich drei Regeln verletzt:
- Pause: Ab mehr als sechs Stunden 30 Minuten, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten, teilbar in Blöcke von mindestens 15 Minuten (§ 4 ArbZG). „Ich hab beim Kassieren gegessen" ist keine Pause.
- Höchstarbeitszeit: Acht Stunden am Tag, bis zu zehn, wenn innerhalb von sechs Monaten der Durchschnitt wieder bei acht liegt (§ 3 ArbZG). Der zwölfstündige Samstag vor Weihnachten ist ein Verstoß.
- Ruhezeit: Elf Stunden zwischen Feierabend und nächstem Arbeitsbeginn (§ 5 ArbZG). Inventur bis 23 Uhr und Ladenöffnung um 9 Uhr passen nicht zusammen.
Für Auszubildende unter 18 gelten die strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes: höchstens acht Stunden, 30 Minuten Pause ab viereinhalb Stunden, keine Arbeit nach 20 Uhr, Berufsschultage zählen als Arbeitszeit.
Urlaub: Der Hinweis, den fast jeder vergisst
Urlaub verfällt nicht mehr automatisch am Jahresende. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter rechtzeitig und konkret auffordern, seinen Urlaub zu nehmen, und ihn darauf hinweisen, dass er sonst verfällt – nachweisbar. Ohne diesen Hinweis sammelt sich der Urlaub über Jahre an und wird beim Ausscheiden ausgezahlt. Ein Urlaubskonto je Mitarbeiter mit Resttagen und einem Hinweis im Herbst ist keine Bürokratie, sondern der einzige Schutz vor einer fünfstelligen Nachzahlung.
Warum die Stempeluhr in die Kasse gehört
Im Handyshop schaut jeder Mitarbeiter morgens als Erstes auf die Kasse. Wenn dort der Stempel-Knopf ist, wird gestempelt. Wenn er in einer separaten App oder auf einem Zettel im Büro ist, wird es vergessen. Dazu kommt: Die Kasse weiß bereits, wer wann kassiert hat – die PIN-Anmeldung an der Kasse ist ein natürlicher Beleg dafür, dass jemand gearbeitet hat. Zeiterfassung, Urlaubskonto und Dienstplan im selben Programm wie die Kasse bedeutet einmal einrichten, eine Anmeldung, ein Export fürs Lohnbüro.
Checkliste
- Jeder Mitarbeiter stempelt Beginn, Ende und Pausen – täglich, nicht nachträglich
- Minijobber: Aufzeichnung innerhalb von sieben Tagen, Mindestlohn rechnerisch geprüft
- Pausenregel und Elf-Stunden-Ruhezeit im Dienstplan eingehalten
- Überstunden über acht Stunden dokumentiert und ausgeglichen
- Urlaubskonto geführt, Hinweis auf Verfall im Herbst nachweisbar verschickt
- Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahrt, exportierbar fürs Lohnbüro
- Mitarbeiter über die Datenverarbeitung informiert (Art. 13 DSGVO)
Häufige Fragen
Muss ich als kleiner Laden mit zwei Angestellten die Arbeitszeit erfassen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu erfassen – unabhängig von der Betriebsgröße. Für Minijobber galt das über das Mindestlohngesetz ohnehin schon.
Reicht ein Zettel oder eine Excel-Tabelle?
Rechtlich ja, solange Beginn, Ende und Pausen täglich und nachvollziehbar festgehalten werden. In der Praxis scheitert der Zettel an der Nachvollziehbarkeit: nachträgliche Änderungen, fehlende Tage, keine Auswertung von Überstunden. Bei einer Prüfung durch Zoll oder Arbeitsschutz ist eine manipulationssichere Aufzeichnung deutlich sicherer.
Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz (§ 16 Abs. 2 ArbZG) und für Minijobber ebenfalls zwei Jahre nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG). Für Lohnunterlagen gelten teils längere steuerliche Fristen.
Welche Pausen sind Pflicht?
Ab mehr als sechs Stunden Arbeit 30 Minuten Pause, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Die Pause kann in Blöcke von mindestens 15 Minuten geteilt werden. Zwischen zwei Arbeitstagen müssen elf Stunden Ruhezeit liegen.