Die meisten Kassensysteme sind für Gastronomie oder Einzelhandel gebaut. Sie können Artikel, Tische, Bons. Ein Handyshop braucht das auch – aber vor allem braucht er etwas, das keine Gastro-Kasse kennt: den Bezug zum Mobilfunkvertrag. Wer die Kasse nur nach Preis oder Optik auswählt, merkt nach drei Monaten, dass die Zuzahlung zum Neuvertrag als „Sonstiges" gebucht wird und niemand mehr weiß, zu welchem Kunden sie gehört.
Was ein Handyshop von der Kasse braucht
Vier Dinge unterscheiden den Mobilfunk-Fachhandel von jedem anderen Laden – und genau an ihnen scheitern Standardkassen:
- Zuzahlung am Vertrag. Der Kunde zahlt 99 Euro Zuzahlung zum iPhone im Neuvertrag. Das ist ein Kassenvorgang mit Belegpflicht – aber wirtschaftlich gehört er zum Vertrag, dessen Provision Wochen später vom Distributor kommt. Eine gute Kasse verknüpft beides, sonst rechnest du die Marge nie richtig aus.
- Seriennummern (IMEI). Jedes Gerät hat eine IMEI. Sie gehört auf den Beleg, in die Kundenakte und in den Wareneingang – für Gewährleistung, Diebstahlschutz und die Betriebsprüfung. Kassen ohne Seriennummernpflicht sind für Geräteverkauf ungeeignet.
- Provisionen laufen nicht über die Kasse. Der größte Teil des Umsatzes taucht in der Kasse gar nicht auf. Wer Kassenumsatz und Provisionsgutschriften in getrennten Systemen führt, muss beides für den Steuerberater zusammensuchen – jeden Monat.
- Der Kunde kommt wieder. Anders als im Supermarkt kennst du deine Kunden. Vertragsende, Verlängerungstermin, Beratungsverlauf – die Kasse sollte den Kunden am Bon haben, nicht nur den Artikel.
Das Pflichtprogramm: Was jede Kasse 2026 können muss
Unabhängig von der Branche gilt für jede elektronische Kasse in Deutschland die Kassensicherungsverordnung. Fünf Punkte sind nicht verhandelbar, und ein Anbieter, der bei einem davon ausweicht, ist raus:
- Zertifizierte TSE – jeder Vorgang wird signiert, Ausfälle werden dokumentiert.
- Belegausgabe – jeder Beleg mit Transaktionsnummer, Signaturzähler, Prüfwert, gedruckt oder digital.
- DSFinV-K-Export – der Prüfer verlangt ihn für beliebige Zeiträume, in zwei Klicks.
- Unveränderbarkeit – kein Löschen, kein nachträgliches Ändern; Korrektur nur per Storno.
- Meldung ans Finanzamt – Kasse und TSE über ELSTER, innerhalb eines Monats.
Die Details zu jedem Punkt stehen im Beitrag KassenSichV für Handyshops. Für die Auswahl reicht: Lass dir alle fünf zeigen, nicht erzählen.
Cloud-TSE oder Hardware-TSE?
Die Hardware-TSE ist ein USB-Stick oder eine SD-Karte an der Kasse. Sie kostet einmalig, ihr Zertifikat läuft nach einigen Jahren ab, und beim Kassenwechsel muss sie umgezogen oder ersetzt werden. Die Cloud-TSE ist ein zertifizierter Dienst im Rechenzentrum, den die Kasse über das Internet anspricht – nichts zum Einstecken, nichts, das abläuft.
Für einen Handyshop mit normalem DSL- oder Kabelanschluss ist die Cloud-TSE die einfachere Wahl. Fällt das Internet aus, darf die Kasse weiterkassieren, muss die Belege aber mit Ausfallvermerk kennzeichnen und den Ausfall dokumentieren – das sollte die Kasse automatisch tun, nicht du mit Zettel und Stift.
Browser, Kassen-PC oder Tablet?
Moderne Kassen laufen im Browser. Das heißt: Jeder PC, jedes Tablet im Laden ist eine Kasse, Updates kommen automatisch, und der Inhaber sieht von zu Hause, was heute lief. Für den festen Kassenplatz mit Bondrucker und Kassenlade ist ein kleines Desktop-Programm praktisch, das im Vollbild startet und direkt druckt – aber die Daten liegen trotzdem zentral, nicht auf dem Kassen-PC. Wenn der PC kaputtgeht, ist nichts verloren.
Vorsicht bei Systemen, die alles lokal auf dem Kassen-PC speichern: Dann bist du selbst für Sicherung, Updates und den DSFinV-K-Export verantwortlich, und ein defekter Rechner wird zum Betriebsprüfungsproblem.
Was ein Kassensystem kosten darf
Cloud-Kassensysteme kosten üblicherweise zwischen 30 und 100 Euro je Kasse und Monat; die Cloud-TSE ist entweder enthalten oder kommt mit 5 bis 15 Euro dazu. Hardware-Kassen kosten einmalig mehrere hundert bis über tausend Euro, plus Wartungsvertrag, plus TSE-Stick alle paar Jahre neu. Bei mehreren Filialen kippt die Rechnung schnell zugunsten der Cloud.
Wichtiger als der Monatspreis sind drei Fragen: Was kostet die Einrichtung? Was kostet eine zweite Kasse in derselben Filiale? Und was kostet es, wieder rauszukommen – gibt es das Datenpaket kostenlos, oder wird der Export zur Verhandlungsmasse?
Der Ausstieg: Deine Daten gehören dir
Die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Kassendaten liegt bei dir, nicht beim Kassenanbieter. Wenn du wechselst, brauchst du den DSFinV-K-Export über die gesamte Laufzeit, die TSE-Exporte jeder Kasse und deine Kundendaten in einem lesbaren Format. Seit September 2025 verpflichtet der EU Data Act Cloud-Anbieter, den Wechsel zu ermöglichen, mit höchstens zwei Monaten Kündigungsfrist und ohne Wechselgebühren. Ein Anbieter, der das im Vertrag nicht klar regelt, hat es nicht verstanden – oder will es nicht.
Zehn Fragen an jeden Kassenanbieter
- Welche TSE nutzt ihr, und wer ist der Zertifikatsinhaber?
- Zeigt mir den DSFinV-K-Export für den letzten Monat – jetzt, in der Demo.
- Was passiert, wenn das Internet ausfällt?
- Kann ich eine Zuzahlung einem Mobilfunkvertrag und einem Kunden zuordnen?
- Ist die IMEI beim Geräteverkauf Pflichtfeld, und steht sie auf dem Beleg?
- Wo liegen meine Daten, und wer hat Zugriff? Gibt es einen AV-Vertrag?
- Wie oft wird gesichert, und wurde die Wiederherstellung jemals getestet?
- Was kostet die zweite Kasse, die zweite Filiale, die Einrichtung?
- Wie lange ist die Mindestlaufzeit, wie lang die Kündigungsfrist?
- Was bekomme ich bei Vertragsende – und was kostet es?
Häufige Fragen
Brauche ich als Handyshop überhaupt eine elektronische Kasse?
Nein, eine offene Ladenkasse ist erlaubt. Sobald du aber ein elektronisches Kassensystem einsetzt, gelten KassenSichV, TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht und Meldepflicht. Für einen Laden mit Zuzahlungen, Zubehör und mehreren Verkäufern ist die offene Ladenkasse in der Praxis kaum sauber zu führen.
Was kostet ein Kassensystem für einen Handyshop im Monat?
Cloud-Kassensysteme liegen üblicherweise zwischen 30 und 100 Euro je Kasse und Monat, die Cloud-TSE kommt oft mit 5 bis 15 Euro dazu oder ist enthalten. Hardware-Kassen kosten einmalig mehrere hundert bis über tausend Euro plus Wartung. Akviz startet bei 49 Euro je Filiale und Monat inklusive Cloud-TSE.
Cloud-TSE oder Hardware-TSE – was ist besser für den Laden?
Für Läden mit stabilem Internet ist die Cloud-TSE einfacher: kein Stick, der abläuft oder kaputtgeht, kein Austausch beim Kassenwechsel. Fällt das Internet aus, kassiert die Kasse mit Ausfallvermerk weiter. Die Hardware-TSE lohnt sich nur, wenn die Verbindung im Laden wirklich unzuverlässig ist.
Kann ich meine Kassendaten mitnehmen, wenn ich den Anbieter wechsle?
Du musst es sogar: Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren liegt bei dir, nicht beim Anbieter. Frag vor Vertragsschluss, ob du DSFinV-K-Export, TSE-Export und einen vollständigen Datenexport kostenlos bekommst – der EU Data Act verpflichtet Cloud-Anbieter seit September 2025 zu einem fairen Wechsel.