Der Tagesabschluss ist der Moment, an dem aus vielen Einzelbelegen ein prüfbarer Kassentag wird. Im Mobilfunk-Fachhandel kommen dabei ein paar Besonderheiten zusammen: Zuzahlungen am Vertrag, Kartenumsätze, Provisionen, die gar nicht über die Kasse laufen, und oft mehrere Mitarbeiter an einer Kasse. Dieser Beitrag zeigt, was jeden Abend Pflicht ist, in welcher Reihenfolge es am schnellsten geht und wo die typischen Fehler liegen, die bei einer Kassen-Nachschau auffallen.
Die fünf Schritte des Tagesabschlusses
- Kasse zählen (Ist-Bestand). Scheine und Münzen zählen, Wechselgeldbestand mitrechnen. Bei mehreren Kassen jede einzeln.
- Z-Bon ziehen. Der Tagesendsummenbon schließt den Kassentag ab: Umsatz nach Steuersätzen (19 % für Geräte und Zubehör, Zuzahlungen am Vertrag je nach Vereinbarung mit dem Netzbetreiber), Stornos, Zahlarten, Einlagen, Entnahmen, fortlaufende Z-Nummer. Ein Z-Bon pro Kasse und Tag, auch bei null Umsatz.
- Kassensturz: Soll gegen Ist. Der Z-Bon nennt den Soll-Bestand (Anfangsbestand plus Bareinnahmen minus Barausgaben und Entnahmen). Stimmt der gezählte Betrag, ist der Tag sauber. Stimmt er nicht, wird die Differenz eingetragen, nicht weggerechnet.
- Kassenbuch ergänzen. Einlagen (Wechselgeld aus der Bank) und Entnahmen (Porto, Reinigung, Bankeinzahlung, Privatentnahme) mit Datum, Betrag, Grund und Beleg. Kartenumsätze getrennt ausweisen.
- Sichern und abheften. Z-Bon und Kassenbuch gehören zur Buchführung, zehn Jahre aufbewahren. Bei einer Kasse mit TSE liegen die Daten im System und im DSFinV-K-Export, der Ausdruck ist optional.
Kartenumsätze: der häufigste Fehler im Kassenbuch
Im Handyshop laufen oft mehr als die Hälfte der Umsätze über Karte. Diese Beträge müssen über die Kasse laufen, weil jeder Verkauf einen Beleg mit TSE-Signatur braucht. Sie sind aber keine Bareinnahme. Wer den Kartenumsatz im Kassenbuch wie Bargeld führt, hat am Abend einen Soll-Bestand, der nie mit dem gezählten Geld übereinstimmt. Richtig ist: Kartenumsätze im Z-Bon als eigene Zahlart, im Kassenbuch getrennt ausgewiesen oder als durchlaufender Posten, und in der Buchhaltung gegen das Bankkonto gebucht. Ein Kassensystem, das Bar und Karte in Z-Bon, Kassenbuch und DATEV-Export automatisch trennt, nimmt diesen Fehler komplett aus dem Spiel.
Zuzahlungen, Gutschriften und Provisionen
Die Zuzahlung des Kunden zum Vertrag ist ein Kassenumsatz des Shops und gehört auf den Beleg und in den Z-Bon. Die Provision des Netzbetreibers dagegen ist keine Kasseneinnahme, sie kommt per Gutschrift aufs Konto und wird in der Provisionsabrechnung geprüft, nicht im Kassenbuch. Wer beides vermischt, hat am Monatsende Umsätze doppelt oder gar nicht. Praktisch: Zuzahlung am Vertrag in der Kasse erfassen, mit IMEI und Vertragsnummer auf dem Beleg, damit später jede Provisionsgutschrift einem Verkauf zugeordnet werden kann.
Entnahmen und Einlagen belegen
Jede Entnahme braucht einen Eigenbeleg oder eine Quittung: Porto, Reinigung, Pizza fürs Team, Bankeinzahlung, Privatentnahme. Jede Einlage ebenfalls: Wechselgeld von der Bank, Privateinlage. Betrag, Datum, Grund, Unterschrift. Ohne Beleg ist die Entnahme bei einer Prüfung nicht nachvollziehbar, und der Prüfer darf den Kassenbestand schätzen. In einer elektronischen Kasse werden Einlagen und Entnahmen als eigener Vorgang gebucht und erscheinen automatisch im Z-Bon und im Kassenbuch.
Kassendifferenzen richtig behandeln
Fehlen am Abend 3,50 €, ist das kein Problem, wenn es als Differenz eingetragen wird. Problematisch sind Kassenbücher, die über Monate auf den Cent stimmen, weil Differenzen stillschweigend aus der Hosentasche ausgeglichen werden, oder Differenzen, die sich häufen. Wer die Kasse pro Mitarbeiter und Schicht abschließt, sieht sofort, wo Differenzen entstehen, und hat die Diskussion nicht erst am Monatsende.
Was der Steuerberater monatlich braucht
- Alle Z-Bons des Monats mit fortlaufender Nummer, ohne Lücke
- Das Kassenbuch mit Einlagen, Entnahmen und Differenzen
- Die Umsätze nach Steuersatz und Zahlart (bar, Karte, Gutschein)
- Idealerweise als DATEV-Buchungsstapel (SKR03 oder SKR04), damit nichts abgetippt wird
- Für die Kassen-Nachschau jederzeit abrufbar: der DSFinV-K-Export mit Einzelaufzeichnungen und TSE-Daten
Tagesabschluss in Akviz
In der Akviz-Kasse ist der Tagesabschluss ein Vorgang: Kasse zählen, Ist-Bestand eintragen, Z-Bon erzeugen. Bar und Karte sind getrennt, Zuzahlungen hängen am Vertrag mit IMEI, Einlagen und Entnahmen werden als Buchung mit Grund erfasst. Das Kassenbuch führt sich daraus von selbst, der DATEV-Export geht je Zeitraum an den Steuerberater, der dafür einen eigenen lesenden Zugang bekommt. Belege, Kassenbuch und Tagesabschlüsse sind nach GoBD unveränderbar, der DSFinV-K-Export liegt für die Nachschau bereit.
Checkliste Tagesabschluss
- Kasse gezählt, Wechselgeld mitgerechnet
- Z-Bon gezogen, Z-Nummer lückenlos
- Soll-Ist-Vergleich gemacht, Differenz eingetragen statt ausgeglichen
- Entnahmen und Einlagen mit Beleg, Datum und Grund
- Kartenumsätze getrennt von Bar
- Zuzahlungen am Vertrag erfasst, Provisionen nicht im Kassenbuch
- Z-Bon und Kassenbuch gesichert, zehn Jahre aufbewahrt
Häufige Fragen
Muss ich jeden Tag einen Z-Bon ziehen?
Ja. Der Z-Bon ist der Abschluss eines Kassentages mit Tagesumsätzen nach Steuersätzen, Stornos, Zahlarten, Entnahmen, Einlagen und fortlaufender Nummer. Ein Z-Bon pro Kasse und Tag, auch an Tagen ohne Umsatz.
Was ist der Unterschied zwischen Z-Bon und X-Bon?
Der X-Bon ist ein Zwischenbericht ohne Abschluss. Der Z-Bon schließt den Tag ab, setzt die Tageszähler zurück und bekommt eine fortlaufende Z-Nummer. Für die Buchführung zählt nur der Z-Bon.
Muss das Kassenbuch täglich geführt werden?
Ja, nach § 146 Abs. 1 AO täglich. Bei einer elektronischen Kasse ersetzt der Z-Bon mit dem Kassenbuch die handschriftliche Aufzeichnung; Einlagen und Entnahmen müssen trotzdem mit Beleg eingetragen werden.
Gehören Kartenzahlungen ins Kassenbuch?
Sie laufen über die Kasse, sind aber keine Bareinnahme. Im Kassenbuch getrennt ausweisen bzw. als durchlaufender Posten, in der Buchhaltung gegen das Bankkonto.
Was passiert bei einer Kassendifferenz?
Mit Datum und Betrag als Differenz eintragen, nicht stillschweigend ausgleichen. Kleine, dokumentierte Differenzen sind unproblematisch, häufige oder große ohne Erklärung führen bei einer Nachschau zu Schätzungen.
Wie lange muss ich Z-Bons aufbewahren?
Zehn Jahre wie alle Buchungsbelege. Bei einer TSE-Kasse liegen Z-Bons und Einzelaufzeichnungen im System und im DSFinV-K-Export, der Papierausdruck ist dann nicht nötig.