E-Rechnung-Pflicht 2027/2028: Was Handyshops jetzt tun müssen

Die E-Rechnung-Pflicht kommt aus dem Wachstumschancengesetz und steht in § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Sie betrifft Rechnungen zwischen Unternehmern im Inland – also nicht den Verkauf an Privatkunden, der im Handyshop den größten Teil ausmacht. Trotzdem trifft sie jeden Laden an drei Stellen: bei den Rechnungen des Distributors, bei den Provisionsgutschriften und bei jedem Geschäftskunden, der ein Gerät oder Zubehör auf Firmenrechnung kauft.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Sie ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den ein Programm ohne Texterkennung lesen kann. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung – eine reine XML-Datei. Für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) – eine PDF, in die dieselben Daten als XML eingebettet sind. Sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber maschinenlesbar.

Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen per E-Mail heißen seit 2025 „sonstige Rechnungen". Sie sind nur noch in den Übergangsfristen und in den Ausnahmefällen zulässig.

Die Fristen im Überblick

Wirtschaftsverbände fordern seit Sommer 2026, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben. Beschlossen ist das nicht – bis dahin gelten die Fristen aus dem Gesetz. Plane mit ihnen.

Was im Handyshop ausgenommen bleibt

• Verkäufe an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmern. Der Kunde, der privat ein Handy kauft, bekommt weiter seinen Bon oder seine Rechnung wie bisher.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV). Der normale Kassenbon für Hülle, Ladekabel oder Prepaid-Karte bleibt also auch dann zulässig, wenn der Käufer Unternehmer ist.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter sonstige Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem.

Mit der Kasse und der TSE hat die E-Rechnung nichts zu tun: Die Belegausgabepflicht und die Signatur jedes Kassenvorgangs gelten unverändert weiter. Was dort Pflicht ist, steht im Beitrag zur TSE-Pflicht.

Wo die E-Rechnung den Handyshop trotzdem trifft

1. Rechnungen des Distributors

Hardware-Rechnungen, Lieferscheine mit Rechnung und Zubehörbestellungen kommen von einem Unternehmer – dein Distributor darf sie dir seit 2025 als E-Rechnung schicken, ohne zu fragen. Große Distributoren liegen über der Grenze von 800.000 € und müssen ab 2027 umstellen. Du brauchst also ein Postfach, in dem diese Dateien ankommen, und eine Ablage, in der sie unverändert liegen bleiben.

2. Provisionsgutschriften

Die Provisionsabrechnung ist umsatzsteuerlich eine Gutschrift: Der Distributor rechnet über deine Leistung ab. Eine Gutschrift ist eine Rechnung – sie fällt unter dieselbe Pflicht. Wer seine Provisionsabrechnungen heute als PDF bekommt, wird sie künftig als ZUGFeRD-PDF oder XML bekommen. Am Inhalt ändert sich nichts, an der Aufbewahrung schon: Maßgeblich ist der strukturierte Teil. Wie du die Abrechnung inhaltlich prüfst, steht im Beitrag Provisionsabrechnung prüfen.

3. Geschäftskunden im Laden

Der Handwerker, der für seine Firma drei Smartphones kauft, die Arztpraxis mit dem neuen Tablet: Liegt der Betrag über 250 € und ist der Käufer Unternehmer, reicht nach Ablauf deiner Übergangsfrist der Bon nicht mehr als Rechnung – er hat Anspruch auf eine E-Rechnung. Bis dahin darfst du ihm die Rechnung wie gewohnt auf Papier oder mit seiner Zustimmung als PDF geben.

Aufbewahren: das Original ist die Datei

Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original, nicht der Ausdruck. Er muss im empfangenen Format, unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden – acht Jahre. Die XML-Datei auszudrucken und zu löschen reicht nicht. Ein E-Mail-Postfach allein ist keine ordnungsgemäße Ablage; die Datei gehört in die Buchhaltung oder zum Steuerberater.

Was Akviz dabei übernimmt

Seit November 2026 ist die E-Rechnung in Akviz eingebaut – ohne Zusatzmodul:

• Kassenbons und Kleinbetragsrechnungen: stellt Akviz mit TSE-Signatur aus. Sie sind von der E-Rechnung-Pflicht nicht betroffen.
• Rechnungen an Geschäftskunden: entstehen als ZUGFeRD (Profil EN 16931) – eine PDF, in der dieselbe Rechnung als Datensatz steckt. Akviz prüft vor dem Erstellen, ob die Pflichtangaben vollständig sind, und fragt Fehlendes ab. USt-IdNr. und Käuferreferenz stehen in der Kundenakte.
• Rechnungskorrekturen: Storno und Retoure erzeugen automatisch eine Korrektur als E-Rechnung mit Bezug auf das Original.
• Eingehende Belege des Distributors: ZUGFeRD-PDFs und reine XML-Rechnungen (XRechnung) liest der Import ein, bucht sie ins Finanzbuch und archiviert die Originaldatei unverändert.
• Übergabe an den Steuerberater: Kassenumsätze und Buchungen gehen als DATEV-Buchungsstapel hinaus; die Steuerbeträge der E-Rechnung sind dieselben wie dort.

Nicht enthalten: die Kennzeichnung als XRechnung für Behördenportale, der Versand über Peppol und der automatische Abruf eines Postfachs. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung in Akviz.

Checkliste für Handyshops

1. Postfach festlegen, an das Distributor und Lieferanten E-Rechnungen schicken – und es ihnen mitteilen
2. Mit dem Steuerberater klären, wie eingehende E-Rechnungen abgelegt werden (Originaldatei, acht Jahre)
3. Gesamtumsatz 2026 prüfen: über oder unter 800.000 €? Daraus folgt 2027 oder 2028
4. Zählen, wie viele Rechnungen über 250 € im Jahr an Geschäftskunden gehen
5. Beim Hersteller der Kasse oder des Rechnungsprogramms nachfragen, ab wann ZUGFeRD oder XRechnung ausgestellt werden kann
6. Kassenbons, TSE und Kassenmeldung unabhängig davon in Ordnung halten – die Pflichten gelten weiter

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Verbindlich sind das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG), die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, die Schreiben des Bundesfinanzministeriums und dein Steuerberater. Fristen können sich durch Gesetzesänderungen verschieben.