1. Gewerbe und Finanzamt
Der Handyshop ist ein Gewerbe: Anmeldung beim Gewerbeamt, danach der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER. Gib bei der Anmeldung alle Tätigkeiten an, die du planst – Verkauf von Geräten und Zubehör, Vermittlung von Mobilfunk- und Festnetzverträgen, Reparaturen, An- und Verkauf gebrauchter Geräte.
Der letzte Punkt ist wichtig: Der Handel mit gebrauchten Handys zählt zu den überwachungsbedürftigen Gewerben (§ 38 Gewerbeordnung). Das Amt prüft dann die Zuverlässigkeit und verlangt dafür ein Führungszeugnis und eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister. Wer den Ankauf erst später dazunimmt, meldet ihn nach.
Die Kleinunternehmerregelung ist für Handyshops selten sinnvoll: Die Umsatzgrenze ist mit Geräteverkauf und Provisionen schnell überschritten, und ohne Vorsteuerabzug wird der Hardware-Einkauf teuer. Kläre das vor der Anmeldung mit einem Steuerberater.
2. Distributor oder Netzbetreiber
Verträge vermitteln darf nur, wer einen Vertriebsvertrag hat – direkt mit dem Netzbetreiber oder, bei den meisten freien Händlern, über einen Distributor. Der Distributor stellt das Händlerportal, liefert Hardware und rechnet die Provisionen ab. Lies vor der Unterschrift drei Dinge genau:
- Provisionsmodell: Was gibt es für Neuvertrag, Verlängerung, Festnetz, Zusatzoptionen? Gibt es Staffeln nach Stückzahl?
- Rückbelastung: Wie lange haftest du für Storno, Widerruf und Zahlungsausfall des Kunden?
- Abrechnung: Wann kommt sie, in welchem Format, wie werden Hardware-Rechnungen verrechnet?
Wie du die Abrechnung später prüfst, steht im Beitrag Provisionsabrechnung im Mobilfunk prüfen.
3. Kasse mit TSE – vom ersten Tag an
Sobald du eine elektronische Kasse benutzt, gelten die Kassensicherungsverordnung und § 146a der Abgabenordnung. Vor dem ersten Verkauf muss stehen:
- Kassensystem mit zertifizierter TSE, die jeden Vorgang signiert – siehe TSE-Pflicht für Kassen
- Beleg zu jedem Vorgang, auch zur Zuzahlung beim Vertragshandy
- Meldung der Kasse über Mein ELSTER innerhalb eines Monats nach Anschaffung – Anleitung
- Kassenbuch und Tagesabschluss – so läuft der Z-Bon
- Verfahrensdokumentation im Laden
Die offene Ladenkasse – Geldkassette und Kassenbericht – ist noch zulässig, im Handyshop aber eine schlechte Idee: Geräte mit IMEI, Zuzahlungen und Ankäufe lassen sich damit kaum prüfungssicher aufzeichnen. Außerdem ist eine Registrierkassenpflicht ab 2028 geplant. Worauf es bei der Auswahl ankommt, steht im Beitrag Kassensystem für den Handyshop.
4. Ware, Lager und IMEI
Ein Smartphone ist klein, teuer und hat eine Seriennummer. Führe vom ersten Gerät an Bestand mit IMEI: beim Wareneingang erfassen, beim Verkauf auf den Beleg und an den Vertrag schreiben. Das schützt bei Diebstahl, Garantiefällen und Rückfragen des Distributors – und es ist die einzige Art, am Monatsende zu wissen, was im Laden liegt.
Planst du An- und Verkauf gebrauchter Geräte, brauchst du je Gerät einen Einkaufsnachweis mit Name und Anschrift des Verkäufers. Beim Weiterverkauf kannst du in der Regel die Differenzbesteuerung nutzen und versteuerst nur deine Marge – wie das an der Kasse läuft, zeigt die Seite Handy-Ankauf mit Differenzbesteuerung.
5. Kunden und Verträge: das eigentliche Kapital
Die erste Provision bringt der Neuvertrag. Das Geschäft trägt aber die Verlängerung: Nach 24 Monaten kann derselbe Kunde wieder abschließen – bei dir oder online beim Netzbetreiber. Wer die Laufzeiten seiner Kunden nicht kennt, verliert sie. Lege deshalb von Anfang an jeden Vertrag mit Rufnummer, Tarif, Beginn und Laufzeit ab, und zwar so, dass du nach Verlängerungstermin sortieren kannst. Mehr dazu im Beitrag Vertragsverlängerung im Mobilfunk.
Kundendaten sind personenbezogene Daten. Du brauchst eine Datenschutzinformation für Kunden, eine Einwilligung, wenn du sie später zur Beratung oder per Newsletter ansprechen willst, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Software-Anbieter, bei dem die Daten liegen.
6. Mitarbeiter
Sobald jemand für dich arbeitet – auch der Minijobber am Samstag –, müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Was genau, steht im Beitrag Zeiterfassung im Handyshop. Lege außerdem fest, wer an der Kasse was darf: Storno, Preisänderung, Ankauf und Tagesabschluss gehören nicht in jede Hand.
7. Rechnen, bevor der Laden läuft
Ein Vertrag mit 180 € Provision ist kein Vertrag mit 180 € Gewinn. Zieh den Einkauf des subventionierten Geräts ab, rechne die Zuzahlung des Kunden dazu und halte einen Anteil für Rückbelastungen zurück. Wer das je Vertrag sieht, merkt früh, welche Tarife sich lohnen – und welche Aktionen nur Umsatz machen.
Die fünf häufigsten Fehler im ersten Jahr
- Kasse angeschafft, aber nicht über ELSTER gemeldet
- Zuzahlungen bar genommen und nicht über die Kasse gebucht
- Kunden und Verträge in einer Excel-Liste, die nur einer pflegt
- Provisionsabrechnung nicht gegen die eigenen Abschlüsse geprüft
- Gebrauchtgeräte angekauft ohne Einkaufsnachweis – und dann voll versteuert
Checkliste zum Abhaken
- Gewerbe angemeldet, alle Tätigkeiten angegeben (inklusive An- und Verkauf)
- Steuerliche Erfassung abgeschlossen, Steuerberater gefunden
- Vertrag mit Distributor oder Netzbetreiber unterschrieben, Provision und Rückbelastung verstanden
- Kassensystem mit TSE eingerichtet, Kasse gemeldet, Bondrucker getestet
- Artikelstamm angelegt, erste Ware mit IMEI im Lager
- Kundenverwaltung mit Vertragslaufzeiten bereit, Einwilligung und Datenschutzinformation vorhanden
- Zeiterfassung und Rollen für Mitarbeiter eingerichtet
- DATEV-Export mit dem Steuerberater abgestimmt